Perkum No. 15/2022 - Pedoman Administrasi

Tentang Pedoman Administrasi

Navigasi

Bagian: bagian-tiga-administrasi-keuangan · Indeks: arsip-2022

BAB I - Ketentuan Umum

Pasal 1

Dalam Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini yang dimaksud dengan:

1. Peraturan administrasi adalah aturan-aturan administrasi di lingkungan Nahdlatul Ulama sebagai pijakan kerja pengurus di bidang kesekretariatan.
2. Surat adalah bentuk korespondensi tertulis yang menggunakan kop dan stempel sesuai dengan ketentuan serta dibubuhi dengan tanda tangan yang sah.
3. Distribusi surat adalah proses pengiriman surat baik secara konvensional melalui jasa pengiriman maupun secara elektronik melalui email dan sarana lainnya.

BAB II - Kategori, Jenis Dan Kop Surat

Bagian Kesatu Jenis Surat

Pasal 2

Jenis surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan Nahdlatul Ulama adalah:

1. surat biasa; dan
2. surat khusus

Pasal 3

(1) Surat biasa adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan tanpa kekhususan tertentu, yaitu:

1. surat rutin adalah surat biasa yang ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/ Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
2. surat pengantar adalah surat yang berfungsi sebagai pengantar pengiriman, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
3. surat keterangan adalah surat yang berisi keperluan perkumpulan tentang keberadaan perorangan, program dan lain-lain, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; dan

(2) Dalam keadaan tertentu, surat biasa pada tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat ditandatangani hanya oleh Ketua Umum setelah dikonsultasikan kepada Rais ‘Aam.

Pasal 4

(1) Surat khusus adalah jenis surat dikeluarkan oleh perkumpulan untuk keperluan khusus, yaitu:

1. surat keputusan adalah surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan berdasarkan keputusan rapat atau konferensi yang berkaitan dengan kebijakan perkumpulan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
2. surat pengesahan adalah surat yang mempunyai kekuatan 208 Keputusan Konferensi Besar NU Tahun 2022 hukum untuk mengesahkan susunan pengurus atau perangkat perkumpulan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
3. surat rekomendasi adalah surat perkumpulan yang memberikan persetujuan terhadap suatu kepentingan, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
4. surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian antara perkumpulan dan pihak-pihak lain yang dapat berupa nota kesepahaman yang ditandatangani Ketua Umum dan perjanjian kerjasama yang ditandatangani oleh Ketua Umum atau yang mendapat mandat dari Ketua Umum Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
5. surat mandat adalah surat yang memberikan kuasa kepada pihak lain atau perorangan atas nama perkumpulan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dengan batas waktu, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
6. surat tugas adalah surat yang berisi penugasan untuk keperluan tertentu dalam melaksanakan fungsi perkumpulan, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
7. surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan sikap perkumpulan terhadap suatu masalah, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
8. surat instruksi adalah surat perintah tentang kebijakan perkumpulan yang harus dilaksanakan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
9. surat peringatan adalah surat teguran kepada kepengurusan atau personalia pengurus yang harus ditindaklanjuti atau dilaksanakan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal atau Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
10. surat edaran adalah surat yang berisi kebijakan perkumpulan yang digunakan sebagai himbauan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama
11. surat pengumuman adalah surat yang berisi informasi resmi perkumpulan yang perlu disampaikan kepada masyarakat secara luas, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; dan
12. surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang kepada orang lain atau pihak lain untuk melakukan suatu kegiatan atau perbuatan hukum yang tertera pada pernyataan tersebut atas nama Perkumpulan Nahdlatul Ulama, ditandatangani oleh Rais Aam dan Ketua Umum.

(2) Dalam hal surat sebagaimana dimaksud dalam huruf e dan f hanya melibatkan pengurus Syuriyah, maka surat ditandatangani oleh Rais Aam/Wakil Rais Aam dan Katib Aam/Katib Syuriyah Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;

(3) Dalam hal surat sebagaimana dimaksud dalam huruf e dan f melibatkan pengurus Syuriyah dan Tanfidziyah, maka surat ditandatangani oleh Rais Aam/Wakil Rais Aam/Rais, Katib Aam/Katib, Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/ Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;

(4) Dalam keadaan tertentu, surat khusus sebagaimana dimaksud dalam huruf h dan j tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat 210 Keputusan Konferensi Besar NU Tahun 2022 ditandatangani hanya oleh Rais Aam;

(5) Dalam keadaan tertentu, surat khusus sebagaimana dimaksud dalam huruf c, e, f dan g tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat ditandatangani hanya oleh Ketua Umum setelah dikonsultasikan kepada Rais Aam.

Pasal 5

Ketentuan mengenai jenis surat sebagaimana dimaksud Pasal 3 dan 4 berlaku secara mutatis mutandis (dengan sendirinya) untuk seluruh tingkat kepengurusan, kecuali Pasal 3 Ayat (2), Pasal 4 Ayat (4) dan Pasal 4 Ayat (5).

Bagian Kedua Kop Surat

Pasal 6

Surat resmi menggunakan kertas HVS 80 gram ukuran A4 berwarna putih dengan kop surat.

Pasal 7

Kop surat terdiri dari:

1. lambang Nahdlatul Ulama yang tercetak di bagian atas sebelah kiri
2. tulisan pengurus Nahdlatul Ulama sesuai dengan tingkatannya terletak sejajar dengan lambang Nahdlatul Ulama
3. tulisan alamat kantor/sekretariat di bagian atas

Pasal 8

Untuk Lembaga dan Badan Khusus:

1. kop surat tetap menggunakan lambang Nahdlatul Ulama
2. tulisan pengurus Lembaga dan Badan Khusus diawali dengan tulisan tingkat kepengurusan Nahdlatul Ulama

Pasal 9

Ketentuan mengenai kop surat pada Pasal 5 berlaku juga untuk amplop surat kecuali penempatan tulisan pengurus Nahdlatul Ulama dan alamat kantor/sekretariat.

Pasal 10

(1) Khusus untuk kop surat, lambang Nahdlatul Ulama dapat dicetak berwarna hijau dengan latar belakang berwarna putih sesuai dengan warna kertas.

(2) Contoh kop surat dan amplop surat adalah sebagaimana termaktub pada lampiran Peraturan Perkumpulan ini.

BAB III - Format Surat

Bagian Kesatu Nomor, Lampiran dan Perihal

Pasal 11

(1) Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat keluar beserta kode-kode yang telah ditetapkan.

(2) Nomor surat terdiri dari enam kolom yang dipisah dengan garis miring, yaitu:

1. kolom 1 (satu) nomor surat yang dimulai dari pergantian pengurus
2. kolom 2 (dua) singkatan dari tingkatan kepengurusan yang 212 Keputusan Konferensi Besar NU Tahun 2022 mengirim surat
3. kolom 3 (tiga) kode kategori surat dan jenis surat
4. kolom 4 (empat) kode indeks tingkatan kepengurusan
5. kolom 5 (lima) bulan dengan memakai angka Arab; dan
6. kolom 6 (enam) tahun ditulis empat angka terakhir.

(3) jarak pemisah kolom indeks ditandai dengan/(garis miring).

(4) nomor surat Syuriyah dan Tanfidziyah tidak sendiri-sendiri.

(5) letak nomor surat kategori biasa di bawah kepala surat sebelah kiri, sedangkan letak nomor surat kategori khusus berada di tengah dengan posisi di bawah judul surat.

Pasal 12

Ketentuan lebih lanjut mengenai nomor surat seperti dimaksud dalam Pasal 11 akan diatur lebih lanjut di dalam Peraturan Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

Pasal 13

(1) Lampiran, diisi jika memang terdapat lampiran yang disertakan bersama surat tersebut sebagai tambahan/penjelasan yang mempunyai kaitan langsung.

(2) Jumlah lampiran ditulis dengan angka dan huruf.

Pasal 14

Perihal, ditulis isi atau pokok persoalan yang dimaksud.

Pasal 15

Nomor, lampiran dan perihal tidak perlu dicetak permanen.

Bagian Kedua Tanggal dan Alamat Tujuan Surat

Pasal 16

(1) Surat menggunakan tanggal Hijriyah sebelah atas dan Miladiyah di bawahnya, tahun ditulis lengkap, terletak disudut kanan atas sejajar dengan nomor surat dan didahului dengan nama daerah dikeluarkannya surat.

(2) Selain surat rutin penulisan tanggal berada di bawah penutup.

Pasal 17

Alamat tujuan surat ditulis secara lengkap dan diletakkan sebelah kiri di bawah perihal.

Bagian Ketiga Kalimat Pembuka dan Penutup Surat

Pasal 18

(1) Surat biasa sebagaimana dimaksud Pasal 3 huruf a, b dan c:

1. dibuka dengan kalimat “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawah alamat tujuan surat; dan
2. ditutup dengan kalimat “Wallahul Muwaffiq ila Aqwamith Tharieq” dan “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawahnya.

(2) Surat keputusan sebagaimana dimaksud Pasal 4 huruf a:

1. dibuka dengan kalimat “Bismillahirrahmanirrahim” berada di bawah perihal; dan
2. ditutup dengan tempat dan tanggal penetapan. 214 Keputusan Konferensi Besar NU Tahun 2022 (3) Surat pengesahan sebagaimana dimaksud Pasal 4 huruf b:
3. dibuka dengan kalimat “Bismillahirrahmanirrahim” berada di bawah perihal; dan
4. ditutup dengan tempat dan tanggal penetapan.

(4) Surat rekomendasi sebagaimana dimaksud Pasal 4 huruf c:

1. dibuka dengan kalimat “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawah alamat tujuan surat; dan
2. ditutup dengan kalimat “Wallahul Muwaffiq ila Aqwamith Tharieq” dan “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawahnya.

(5) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud Pasal 4 huruf d:

1. dibuka dengan kalimat “Bismillahirrahmanirrahim” berada di bawah perihal; dan
2. ditutup dengan tempat dan tanggal penetapan.

(6) Surat mandat sebagaimana dimaksud Pasal 4 huruf e:

1. dibuka dengan kalimat “Bismillahirrahmanirrahim” berada di bawah perihal; dan
2. ditutup dengan tempat dan tanggal penetapan.

(7) Surat tugas sebagaimana dimaksud Pasal 4 huruf f:

1. dibuka dengan kalimat “Bismillahirrahmanirrahim” berada di bawah perihal; dan
2. ditutup dengan tempat dan tanggal penetapan.

(8) Surat pernyataan sebagaimana dimaksud Pasal 4 huruf g:

1. dibuka dengan kalimat “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawah perihal; dan
2. ditutup dengan kalimat “Wallahul Muwaffiq ila Aqwamith Tharieq” dan “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawahnya.

(9) Surat instruksi sebagaimana dimaksud Pasal 4 huruf h:

1. dibuka dengan kalimat “Bismillahirrahmanirrahim” berada di bawah perihal; dan
2. ditutup dengan tempat dan tanggal penetapan.

(10) Surat peringatan seperti dimaksud pada Pasal 4 huruf i:

1. dibuka dengan kalimat “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawah alamat tujuan surat; dan
2. ditutup dengan kalimat “Wallahul Muwaffiq ila Aqwamith Tharieq” dan “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawahnya.

(11) Surat edaran seperti dimaksud pada Pasal 4 huruf j:

1. dibuka dengan kalimat “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawah perihal; dan
2. ditutup dengan kalimat “Wallahul Muwaffiq ila Aqwamith Tharieq” dan “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” berada di bawahnya.

(12) Surat pengumuman seperti dimaksud pada Pasal 4 huruf k:

1. dibuka dengan kalimat “Bismillahirrahmanirrahim” berada di bawah perihal; dan
2. ditutup dengan tempat dan tanggal penetapan.

Pasal 19

(1) Penulisan nama penanda tangan dengan huruf besar di awal, diberi garis bawah atau ditebalkan.

(2) Penulisan jabatan di bawah nama penanda tangan surat.

(3) Setiap alinea pembuka rata kiri.

(4) Kalimat salam pembuka dan penutup dapat menggunakan transliterasi. 216 Keputusan Konferensi Besar NU Tahun 2022 Bagian Keempat Tembusan Surat

Pasal 20

(1) Setiap surat yang dikeluarkan oleh pengurus ranting harus memberikan tembusan kepada majelis wakil cabang dan pengurus cabang.

(2) Setiap surat yang dikeluarkan oleh majelis wakil cabang harus memberikan tembusan kepada pengurus cabang.

(3) Setiap surat yang dikeluarkan oleh pengurus cabang harus memberikan tembusan kepada pengurus wilayah dan pengurus besar.

(4) Setiap surat yang dikeluarkan oleh pengurus wilayah harus memberikan tembusan kepada pengurus besar.

(5) Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Harian Tanfidziyah harus memberikan tembusan kepada Pengurus Harian Syuriyah.

(6) Setiap surat yang dikeluarkan oleh Lembaga dan Badan Otonom, harus memberikan tembusan kepada pengurus Nahdlatul Ulama sesuai dengan tingkatannya.

(7) Setiap surat yang dikeluarkan oleh Badan Khusus, harus memberikan tembusan kepada Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

(8) Setiap surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan yang dibentuk Nahdlatul Ulama dan perangkatnya di semua tingkatan, harus memberikan tembusan kepada pengurus yang membentuknya.

(9) Setiap surat khusus yang ditandatangani selain mandataris harus diberikan tembusan kepada mandataris.

BAB IV - Penyimpanan Surat Dan Lembar Disposisi

Pasal 20

(1) Setiap surat keluar dan masuk setelah diagenda harus diarsip secara manual dan/atau digital.

(2) Surat keluar dibendel dalam satu file.

(3) Surat masuk dibendel sesuai dengan asal surat.

(4) Surat keputusan dibendel tersendiri.

Pasal 21

(1) Setiap surat masuk sebelum diagendakan, diberi lampiran lembar disposisi yang dibuat dengan ukuran kertas A5 atau A4.

(2) Lembar disposisi diperlukan:

1. untuk menuliskan pertimbangan-pertimbangan atau penjelasan-penjelasan terhadap surat yang diterima; dan/atau
2. agar tidak mengotori surat asli.

(3) Lembar disposisi dibuat dengan ketentuan isi:

1. Kop/kepala surat diketik menurut tingkatannya
2. tanggal terima
3. nomor agenda surat; dan/atau
4. ruang catatan.

BAB V - Kelengkapan Administrasi

Pasal 22

(1) Buku agenda adalah buku untuk mencatat keluar masuk surat dapat berupa manual dan/atau digital.

(2) Buku notulen adalah buku untuk mencatat jalannya setiap rapat, yang memuat kolom-kolom hari tanggal dan waktu rapat, tempat rapat, peserta yang hadir, acara rapat, pendapat dan usulan peserta rapat serta keputusan rapat.

(3) Buku ekspedisi adalah buku untuk mencatat setiap pengiriman surat, terdapat dua macam ekspedisi;

1. bentuk buku, dengan kolom: tanggal pengiriman surat, tanggal dan nomor surat, isi pokok surat, tujuan surat, tanda tangan penerima; dan/atau
2. bentuk lembar tanda terima, dibuat dengan ukuran kertas A5 dengan kolom asal surat, nomor dan tanggal surat, tujuan perihal, tanda tangan, nama jelas dan nomor kontak penerima dan tanggal terima.

(4) Buku tamu adalah buku untuk mencatat setiap tamu dengan ketentuan kolom sebagai berikut;

1. tanggal kedatangan
2. nomor urut
3. nama tamu
4. jabatan/pekerjaan
5. maksud kunjungan
6. diterima oleh
7. catatan; dan/atau
8. tanda tangan.

(5) Buku daftar inventaris adalah buku untuk mencatat semua barang kekayaan yang dimiliki oleh organisasi, dengan kolom-kolom sebagai berikut:

1. nomor urut
2. tanggal pembukuan
3. kode barang
4. keterangan barang
5. kuantitas atau jumlah
6. tahun pembuatan
7. asal barang
8. dokumen dan tanggal penyerahan/perolehan barang
9. keadaan barang; dan/atau
10. harga.

(6) Buku kas adalah buku untuk mencatat keluar masuk uang organisasi, dengan kolom-kolom sebagai berikut:

1. tanggal penerimaan/pengeluaran uang
2. uraian
3. kode mata anggaran; dan/atau
4. jumlah uang.

(7) Buku kegiatan harian adalah buku untuk mencatat segala kegiatan yang dilakukan oleh pengurus/organisasi, dengan kolom-kolom sebagai berikut:

1. waktu dan tempat kegiatan
2. nama kegiatan
3. pelaksanaan kegiatan; dan/atau
4. keterangan.

(8) Buku induk anggota adalah buku untuk mencatat nama anggota, dengan kolom-kolom sebagai berikut;

1. nomor induk anggota
2. nama anggota
3. umur/tanggal lahir
4. alamat
5. pendidikan
6. nikah/belum
7. mulai menjadi anggota
8. jenis keanggotaan; dan/atau
9. keterangan.

BAB VI - Ketentuan Peralihan

Pasal 23

Segala peraturan yang bertentangan dengan Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini dinyatakan tidak berlaku lagi.

BAB VII - Ketentuan Penutup

Pasal 24

(1) Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini akan diatur kemudian oleh Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

(2) Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 20 Syawal 1443 H/21 Mei 2022 M Lampiran Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama Nomor : 15 Tahun 2022 Tentang : Pedoman Administrasi CONTOH KOP SURAT DAN AMPOP