Perkum No. 18/2022 - Tata Cara Pembayaran

Tentang Tata Cara Pembayaran

BAB I - Ketentuan Umum

Pasal 1

Dalam Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini yang dimaksud dengan:

Pembayaran adalah suatu pengeluaran dana perkumpulan kepada pihak internal perkumpulan atau kepada pihak ketiga untuk menunjang operasional perkumpulan.
Staf keuangan adalah tenaga keuangan yang membantu kerja kebendaharaan di semua tingkatan kepengurusan dan kebendaharaan panitia kegiatan di lingkungan Perkumpulan Nahdlatul Ulama.
Pengurus berwenang adalah orang yang berdasarkan keputusan perkumpulan di semua tingkatan kepengurusan diberi wewenang untuk melakukan persetujuan atas pengeluaran keuangan atau pembayaran.
Buku bank adalah buku yang dipakai untuk mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran baik melalui tunai atau transfer di akun bank milik perkumpulan atau cek/giro.
Buku kas adalah buku yang dipakai untuk mencatat seluruh aliran masuk dan keluar uang milik perkumpulan baik yang bersifat tunai maupun transfer bank.
Transaksi adalah kesepakatan jual beli untuk bertukar jasa dan/ atau barang dengan uang atau surat berharga lainnya.
Belanja operasional rutin adalah pembelian barang dan/atau jasa yang habis pakai yang dipergunakan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar perkumpulan yang bersifat internal.
Spesimen adalah tandatangan untuk melegalisasi transaksi berdasarkan ketentuan perbankan yang dilakukan oleh pengurus berwenang.

BAB II - Tujuan

Pasal 2

Pedoman tata cara pembayaran ini bertujuan untuk:

memberikan acuan dalam pelaksanaan prosedur pembayaran, sehingga proses pembayaran dapat dilakukan secara efektif, efisien dan akuntabel
memberikan jaminan memadai agar setiap permintaan pembayaran dapat dipenuhi tepat pada waktunya
memberikan jaminan memadai bahwa setiap pembayaran telah mengacu pada anggaran yang telah ditetapkan
memberikan jaminan memadai bahwa setiap pembayaran telah mendapat otorisasi oleh pengurus yang berwenang sesuai tingkatannya
memastikan adanya pengendalian internal dalam setiap proses pembayaran sehingga semua pengeluaran perkumpulan dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi kelengkapan administrasi, transaksi, metode dan/atau alat pembayaran
menyediakan data dan/atau dokumen yang cukup untuk keperluan pencatatan, analisa, pengendalian, pengawasan, dan pelaporan untuk kepentingan perkumpulan maupun pihak terkait; dan
mengadakan pencatatan secara benar dan sesuai transaksi pembayaran agar dapat mencerminkan pengeluaran perkumpulan secara wajar berdasarkan standar akuntansi yang berlaku.

BAB III - Pihak Berwenang

Pasal 3

Pihak yang terlibat dalam proses pembayaran atau pengeluaran keuangan perkumpulan adalah:

Ketua Umum/Ketua, Ketua Lembaga/Ketua Badan Khusus/Ketua panitia
Bendahara Umum/Bendahara/Bendahara panitia
bagian keuangan atau staf keuangan
bagian pengadaan; dan/atau
pihak lain yang terkait.

BAB IV - Kebijakan Pembayaran

Pasal 4

(1) Setiap transaksi dilakukan melalui bank, kecuali pembayaran dengan jumlah maksimal tertentu yang bisa dilakukan dengan menggunakan kas kecil.

(2) Setiap pengajuan untuk pembayaran harus dilengkapi dengan dokumen asli (tagihan/bukti pembayaran dan dokumen-dokumen pendukung yang memadai).

(3) Setiap pembuatan cek/giro diotorisasi oleh minimal 1 (satu) orang pengurus berwenang sesuai spesimen bank yang berlaku.

(4) Setiap transaksi pengeluaran harus mengacu pada anggaran yang telah ditetapkan.

(5) Setiap pembayaran harus memperhatikan tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan.

(6) Pengeluaran anggaran dengan jumlah tertentu harus mendapat persetujuan pihak berwenang, yaitu:

mulai Rp. 1,- (satu rupiah) sampai dengan Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah) oleh staf keuangan; dan/atau
pengeluaran di atas Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah) oleh Bendahara Umum/Bendahara/Bendahara Panitia.

(7) Pengajuan pembayaran yang belum dianggarkan atau melampaui anggaran yang telah ditetapkan dapat diproses setelah disetujui oleh pengurus berwenang.

(8) Setiap tagihan pembayaran dan/atau permintaan pembayaran diproses dengan memperhatikan tanggal jatuh tempo atau 3 (tiga) hari kerja setelah diterimanya dokumen pengajuan pembayaran lengkap dan sesuai.

(9) Pembayaran dengan kas kecil hanya diperkenankan untuk transaksi operasional rutin yang dengan jumlah maksimal Rp 3.000.000,- (tiga juta rupiah) setiap transaksi.

(10) Bagian keuangan harus melakukan pencatatan dan penyimpanan dokumen pembayaran selama jangka waktu tertentu.

(11) Perkumpulan membentuk kas kecil dengan jumlah tetap tertentu, dan setiap permintaan pengisian kembali kas kecil harus disertakan rekapitulasi pertanggungjawabannya dan dokumen pendukung lainnya.

(12) Setiap transaksi harus dicatat dalam buku bank atau buku kas.

(13) Setiap transaksi oleh staf keuangan harus dicatat dan dibuatkan bukti transaksinya.

(14) Hal-hal yang menyangkut persetujuan batasan nilai transaksi tunai maupun non tunai ditetapkan berdasarkan kebutuhan.

BAB V - Prosedur Pembayaran

Pasal 5

Prosedur pembayaran untuk pengadaan barang dan/atau jasa:

bagian pengadaan memberi informasi tentang rencana pengadaan dan kebutuhan barang/jasa kepada bagian keuangan
bagian keuangan melakukan pemeriksaan rencana pengadaan dan kebutuhan barang/jasa sesuai anggaran yang tersedia
bagian keuangan memberi informasi tentang rencana pengadaan dan kebutuhan barang/jasa kepada Bendahara/Bendahara panitia untuk mendapatkan persetujuan apabila telah sesuai dengan anggaran yang ada
bagian pengadaan menyerahkan permintaan pembayaran beserta dokumen pendukung ke bagian keuangan atau Bendahara
bagian keuangan melakukan verifikasi dokumen tagihan, dan meminta persetujuan dari Bendahara Umum/Bendahara atau pengurus yang berwenang lainnya
Bendahara Umum/Bendahara/pengurus berwenang lainnya menyetujui atau memberikan otorisasi atas permintaan pembayaran
bagian keuangan menyiapkan dokumen pembayaran yang diperlukan termasuk formulir setoran bank
bagian keuangan meminta tanda tangan cek/giro kepada Bendahara Umum/Bendahara dan pengurus berwenang sesuai dengan spesimen bank
bagian keuangan melakukan pembayaran nilai transaksi tunai maupun non tunai melalui bank atau sarana pembayaran lainnya dengan bukti penerimaan sesuai standar perkumpulan; dan/atau
bagian keuangan menyimpan dan mengarsipkan dokumen pembayaran.

Pasal 6

Prosedur pembayaran untuk belanja operasional rutin:

pemohon mengajukan permintaan bayar ke bagian keuangan
staf keuangan melakukan verifikasi permintaan bayar
staf keuangan meneruskan permintaan bayar ke Bendahara/ pengurus berwenang lainnya untuk disetujui
Bendahara/pengurus yang berwenang menyetujui permintaan pembayaran sesuai dengan transaksi kebutuhan belanja operasional rutin
staf keuangan menyiapkan dokumen pembayaran yang diperlukan termasuk formulir setoran bank
staf keuangan meminta otorisasi dan tanda tangan Bendahara Umum/Bendahara dan pengurus berwenang sesuai spesimen bank
staf keuangan melakukan pembayaran nilai transaksi tunai maupun non tunai melalui bank atau sarana pembayaran lainnya dengan bukti penerimaan yang sesuai standar perkumpulan; dan/ atau
staf keuangan/Bendahara menyimpan bukti pembayaran sebagai arsip perkumpulan.

BAB VI - Standar Formulir

Pasal 7

Dalam melakukan pembayaran terdapat beberapa standar formulir sebagai berikut:

formulir permintaan bayar
bukti pembayaran melalui bank
bukti pembayaran tunai
dokumen anggaran untuk pengeluaran terkait
buku bank; dan/atau
buku kas.

BAB VII - Ketentuan Peralihan

Pasal 8

(1) Standar formulir sebagaimana dimaksud Pasal 7 terlampir dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini.

(2) Segala peraturan yang bertentangan dengan Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini dinyatakan tidak berlaku lagi.

BAB VIII - Ketentuan Penutup

Pasal 9

(1) Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini akan diatur kemudian oleh Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

(2) Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 20 Syawal 1443 H/21 Mei 2022 M